Sabe como fazer um controle de contas a receber eficiente na sua empresa? Esse monitoramento ajuda a sua companhia a conhecer os clientes que pagam as contas em dia, a programar melhor as cobranças e a reduzir os índices de inadimplência.

Tudo isso auxiliará o seu negócio a ter um faturamento mais previsível e, consequentemente, você terá mais facilidade no controle do fluxo de caixa.

Viu como esse controle é importante? Se você estiver interessado em saber mais sobre o assunto, continue a leitura deste post. Explicamos como fazer esse monitoramento de maneira eficiente e destacamos o que pode acontecer se a gestão for feita de forma inadequada. Acompanhe a seguir!

Como fazer um bom controle de contas a receber?

Entre as principais práticas estão registrar todas as contas a serem recebidas, acompanhá-las constantemente e adotar estratégias visando a redução da inadimplência dos clientes — pois elas evitam prejuízos financeiros às empresas.

Abordaremos esses pontos a seguir.

Registre todas as contas a receber

Sem dúvidas, esse é o primeiro passo para se fazer um bom controle de contas a receber. Nessa etapa você registrará todas as pontas de recebimentos que existem no seu negócio: receitas com produtos específicos (computador, eletrodomésticos, móveis etc.) ou serviços (manutenção, instalação de TV, entre outros).

Registre as contas a receber como não pagas ou como pagamento futuro

Com o plano finalizado, você pode começar a registrar as contas a receber como não pagas ou agendadas para pagamento posterior. Nas vendas a prazo, portanto, é importante registrar alguns itens que deram informações sobre o controle:

  • a data prevista para o recebimento;
  • o valor original de cada conta;
  • o plano de contas relacionado ao que já foi recebido;
  • a quantia final de cada compromisso (incluindo juros e multas);
  • o status do pagamento (se as pendências financeiras foram quitadas ou não pelo cliente).

Faça o acompanhamento constante

Após registrar todos os lançamentos de contas a receber, é preciso acompanhá-las e fazer o controle do dia de recebimento das pendências financeiras dos consumidores. Faça esse monitoramento todos os meses para verificar como está o nível de inadimplência do seu negócio.

Se ele for baixo, ótima notícia, pois fica mais fácil prever as receitas da empresa. Os ganhos podem ser utilizados com o objetivo de fazer novos investimentos, desenvolver novos serviços ou expandir o negócio.

Caso a inadimplência seja alta, é preciso pensar em medidas com o intuito de reduzi-la, porque ela pode gerar prejuízos financeiros para a sua companhia e inviabilizar o funcionamento dela no futuro.

Estimule o pagamento adiantado por parte dos clientes

Receber os pagamentos adiantados é a melhor opção para reduzir a inadimplência e controlar melhor as contas. Isso ainda proporciona mais segurança ao orçamento do seu negócio, possibilitando o pagamento dos fornecedores de forma imediata.

Por isso, vale a pena estimular os clientes a pagarem os compromissos financeiros de forma antecipada. Isso pode ser feito oferecendo descontos nos produtos ou serviços, reduzindo o valor para compras à vista, oferecendo descontos em empresas parceiras etc.

Dessa maneira, os consumidores terão uma ótima experiência de compra e se sentirão motivados a fazer o pagamento adiantado em outras transações. Para que isso seja possível, é necessário emitir as faturas o mais rapidamente possível.

Não deixe também de enviar mensagens de agradecimento pelos pagamentos adiantados e sempre procure oferecer um bom atendimento pós-venda, com o objetivo de saber se a pessoa gostou ou não do produto ou serviço oferecido pela sua companhia.

Cobre os consumidores inadimplentes

Não adianta nada ter um controle organizado se não for feita a devida cobrança após o vencimento dos prazos. Muitos empresários têm receio de cobrar os inadimplentes e ficam por um longo tempo sem receber o que era projetado, gerando grandes prejuízos ao fluxo de caixa das empresas.

Se a sua companhia vendeu algum produto ou prestou algum serviço, é obrigação do cliente cumprir os compromissos financeiros. Para realizar as cobranças de maneira correta, é necessário ter a certeza de que o prazo expirou.

É importante ressaltar que essa cobrança precisa ser feita de forma educada e atenciosa. Procure entender quais foram os motivos do atraso da pessoa e ajude o consumidor a resolver a pendência da maneira mais amigável possível.

Caso você não goste de fazer esse procedimento diretamente com os consumidores, vale a pena investir em um departamento financeiro destinado às cobranças e à gestão de pagamentos das empresas.

Analise os dados dos clientes

Outra prática importante no controle de contas a receber é analisar os dados dos consumidores. Verifique se a pessoa tem histórico de atraso ou inadimplência. Você pode usar esse conhecimento para oferecer ou não crédito ao cliente, verificar se vale a pena vender produtos a prazo e identificar os bons pagadores.

Como verificar essas informações? Por meio de um programa de cadastro de clientes. É possível observar os indivíduos que atrasaram um pagamento pela primeira vez, as pessoas que não pagam as contas em dia constantemente e os bons pagadores.

O que pode acontecer se a gestão não for bem-feita?

As empresas que não fazem o monitoramento de maneira eficiente podem sofrer vários problemas futuramente. Entre eles estão o aumento da inadimplência dos clientes, a impossibilidade de prever as receitas e a dificuldade para administrar o fluxo de caixa.

Essas incertezas podem travar futuros investimentos que poderiam ser utilizados com o intuito de expandir os negócios, buscar inovações ou oferecer novos serviços. Com as dificuldades para investir e com os problemas na gestão, a tendência é que a companhia entre no vermelho e tenha prejuízos financeiros — o que inviabiliza o funcionamento da empresa.

O controle de contas é fundamental para a sobrevivência dos empreendimentos. Ele proporciona receitas mais previsíveis e facilita a administração do fluxo de caixa. Dessa forma, será possível fazer investimentos visando a expansão da companhia no mercado.

Gostou de saber mais sobre o assunto e ficou interessado em fazer um controle de contas a receber na sua empresa para gerar melhores resultados? Entre já em contato conosco! Estamos dispostos a ajudá-lo no que for preciso!