Todo empresário sabe que planejamento e controle são pré-requisitos para o sucesso de uma empresa. Não quer dizer, claro, que só isso baste para ter lucro e crescer, mas sem planejar e controlar, a chance do negócio desandar é de praticamente 100%. Nesse sentido, um dos processos de controle mais importantes na empresa é a conciliação financeira.

É esse tipo de conciliação que vai garantir que as contas do negócio estão, de fato, de acordo com o previsto, prevenindo surpresas desagradáveis que podem levar a multas ou até à falta de recursos para manter a operação.

Por isso, vamos explicar neste artigo exatamente o que é a conciliação financeira (ou bancária), sua importância para a saúde financeira do negócio e como fazê-la. Acompanhe!

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira nada mais é do que a conferência do seu fluxo de caixa com os extratos bancários.

Aqui, vale a pena retomar conceitos: é preciso anotar e controlar todas as entradas e saídas do seu negócio para poder planejar os pagamentos e as retiradas da empresa.

Esse é o seu fluxo de caixa: controle de entradas e saídas. Sem ele você não sabe o quanto está gastando, o quanto ganha e nem quando esses eventos vão ocorrer.

A conciliação financeira faz parte do controle do fluxo de caixa. É a conferência do seu extrato bancário com os seus controles internos. Cada entrada e cada saída deve bater, inclusive nas datas, assim como o saldo inicial e o saldo final.

Qual é a importância da conciliação financeira?

Como dissemos, o empresário precisa ter uma noção exata da situação financeira e orçamentária do seu negócio. Lançamentos de entradas e saídas defasados podem prejudicar a capacidade da empresa de honrar seus compromissos e, em última instância, levar o negócio à falência em decorrência de um fluxo de caixa negativo não previsto.

Embora não seja obrigatória por lei, a conciliação é uma prática contábil recomendada. Ela permite justamente saber se os controles internos estão corretos e projetar quanto haverá em caixa no futuro, ajudando também a identificar fraudes e erros, auxiliando na tomada de decisão.

Vale lembrar que determinados pagamentos têm atraso de alguns dias em decorrência do tempo de compensação, como é o caso dos cheques. A conciliação bancária identifica essa defasagem, sendo possível corrigi-la.

O mesmo ocorre com boletos bancários e pagamentos com cartão, especialmente considerando as compras parceladas, que exigem mais atenção e controle por parte da empresa.

Com isso, você pode aproveitar para fazer uma avaliação do seu capital de giro, analisando se está obtendo o retorno esperado com as vendas da sua empresa. Assim, pode renegociar contratos ou datas de pagamento que se ajustem melhor às suas necessidades.

Por fim, é importante destacar que esse deve ser um trabalho contínuo. Não adianta começar a fazer conciliação e depois de um tempo parar, pois todos os benefícios obtidos deixam de existir.

Como fazer a conciliação financeira?

A seguir apresentamos alguns passos simples para que você consiga fazer a conciliação financeira da sua empresa, independentemente do tamanho do seu negócio. Confira!

Faça o lançamento diário das movimentações

Com um controle diário fica muito mais fácil perceber erros e corrigi-los antes que tenham impacto mais significativo no negócio. Assim, mantenha um registro diário de todas as entradas e saídas nas suas contas bancárias. Não se esqueça de considerar também taxas, juros, multas e impostos.

O mesmo vale para as entradas, com recebimentos de clientes ou qualquer outro valor que entrar na sua conta. É preciso ter um processo bem organizado e estruturado para manter esse controle em dia.

Verifique o saldo inicial e o saldo final

O primeiro passo é saber se o saldo inicial e o saldo final do seu extrato bancário batem com os seus controles internos. Em caso positivo, isso mostra que muito provavelmente todos os lançamentos foram feitos, restando analisar se as datas dos lançamentos estão de acordo com o que estava previsto.

Se os saldos não baterem, você já sabe que vão haver divergências nas entradas e saídas, e resta identificar quais são elas e tomar as providências para corrigi-las.

Confira a movimentação em detalhes

Mesmo que o saldo esteja igual ao seu controle de fluxo de caixa, é preciso checar toda a movimentação bancária, item a item. Se houver divergências — seja de valor, seja de data —, é necessário entender o motivo e corrigir o seu relatório.

Seguem abaixo algumas das principais razões de divergência na conciliação financeira e o que fazer para saná-las.

  • Valores cobrados incorretamente pelos bancos: solicitar esclarecimentos ao banco e, se for o caso, estorno da quantia.
  • Depósitos sem identificação: os depósitos sem identificação dificultam a conciliação financeira. Dessa forma, peça que os clientes enviem o comprovante de pagamento para poder dar baixa corretamente.
  • Cheques não compensados: mais uma vez, lembramos que os cheques podem levar até 3 dias úteis para serem compensados. Assim, é preciso ajustar o seu controle interno para que a data do lançamento seja a data em que o valor entrou (ou saiu) efetivamente da sua conta.
  • Discrepância de dados entre os seus controles internos e a movimentação bancária: aqui, é preciso analisar caso a caso para entender o que aconteceu — pode ser um simples erro de digitação, por exemplo. Por isso, é fundamental guardar todos os documentos (notas fiscais, comprovantes de pagamento etc.) para poder consultá-los, se necessário.

Vale destacar que a conciliação financeira pode ser automatizada e existem diversos softwares que prestam esse serviço. Isso vai economizar tempo da sua equipe, liberando-a para atuar em questões mais estratégicas, além de eliminar a possibilidade de falhas humanas.

Agora você já sabe o que é a conciliação financeira. Vimos que ela dá ao empresário uma noção precisa de como está a saúde financeira da sua empresa e permite um controle orçamentário fino. Dessa forma, ajuda a identificar erros e dá subsídios para a melhor tomada de decisão. Implemente essa prática na sua empresa agora mesmo!

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