Uma boa gestão dos gastos é algo imprescindível para o sucesso das empresas. No contexto competitivo de mercado, qualquer economia pode ser o diferencial necessário para se destacar em relação à concorrência. Assim, administrar e fazer um controle de custos e despesas de modo eficiente traz inúmeros benefícios para seu negócio.

Neste artigo, você poderá conhecer alguns meios para realizar essa importante missão e alcançar excelentes resultados!

Quais as diferenças entre custos de despesas?

Para que uma empresa consiga produzir seus produtos, revender mercadorias ou prestar serviços, há uma série de gastos recorrentes ou eventuais que estão associados à operação. São valores despendidos de diversas formas e que servem para que o negócio possa acontecer.

É comum as pessoas tratarem esses gastos como se todos fossem iguais, havendo bastante confusão nesse sentido. No entanto, uma correta classificação é importante para permitir melhores análises e direcionamento de recursos. Então, é preciso dividir os gastos em custos e despesas.

Valores definidos como custos

Custos são todos os valores relacionados diretamente à operação. Ou seja, se você está em uma indústria, o custo está vinculado à produção.

Vão desde os salários dos trabalhadores da planta, passando por gastos com a manutenção dos equipamentos, até a aquisição de matérias-primas e a emissão de boletos para os clientes. Já em um varejista, todos os valores envolvidos na aquisição dos produtos que serão revendidos devem ser tratados como custos.

Gastos classificados como despesas

Já as despesas são relacionadas às atividades de suporte ao negócio. São importantes para que a empresa funcione, porém, não são imprescindíveis.

Ou seja, poderiam ser feitas de outras formas. Aqui, estão inclusos, por exemplo, todos os gastos administrativos em setores como contas a pagar e a receber, cadastro e Recursos Humanos, investimentos comerciais e em marketing, e outros valores típicos de escritórios, como materiais de uso e consumo.

Gastos classificados como custos e despesas ao mesmo tempo

É interessante notar que certo tipo de gasto, de uma mesma natureza, pode ser classificado como custo ou despesa, dependendo de sua fonte geradora. A energia elétrica gasta nos parques fabris é um custo, enquanto a conta de luz do escritório gerencial é uma despesa.

Quando conseguimos classificar esses gastos de modo acertado, temos maior facilidade para propor melhorias e fazer o gerenciamento das contas de maneira mais eficiente. Isso porque as ações propostas para reduzir custos e despesas tendem a ser diferentes entre si.

Ao visualizar que nossos custos estão aumentando além do esperado com o passar dos anos, normalmente, partimos para estudos das linhas de produção ou mesmo para renegociação com fornecedores. Já sobressaltos em despesas podem indicar baixa efetividade das ações e podem até ser repensados ou até cortados, a depender da situação.

Como fazer um controle de custos e despesas eficiente?

Como vimos, é fundamental fazer a administração dos gastos de um modo otimizado, pois isso tem influência direta nos resultados da empresa. É uma realidade em todas as organizações que pretendem ter sucesso e, quanto mais o negócio cresce, mais difícil vai se tornando essa capacidade de fazer um bom controle.

Veja a seguir algumas maneiras interessantes de se conseguir êxito nessa tarefa:

Busque unificar suas compras e negocie preços melhores

Quanto maior a empresa, mais compras ela faz, em grande parte das vezes, estabelecendo relações com um número muito grande de fornecedores. É possível observar, inclusive, casos em que se contrata o mesmo serviço junto a fornecedores diferentes, sem que haja qualquer razão para isso.

Então, centralizar as compras em um departamento único pode ser uma excelente estratégia, visando à obtenção de ganhos de escala e poder de barganha nas negociações. Lembre-se de revisar constantemente os contratos em busca de oportunidades, de tomar preços junto aos concorrentes dos seus prestadores de serviço e fornecedores de matéria-prima.

Certifique-se de que todos os fornecedores estão mapeados, compare preços em diferentes opções, como ao buscar parceiros locais ou ter um único contrato nacional.

A ideia aqui é melhorar sua tática de negociação, não encarando seus provedores atuais como insubstituíveis. Mesmo que, internamente, não haja nenhuma intenção de trocar, seu fornecedor não precisa saber dessa informação.

Você pode estabelecer períodos para fazer a revisão regular desses fornecedores, tornando a avaliação da qualidade e preços praticados uma atividade padrão, que pode ser anual ou semestral. Verifique também os dispositivos de renovação automática de contratos, certificando-se de que as cláusulas estabelecidas são realmente as melhores para sua empresa.

Sua equipe de compras também deve ser treinada para sempre buscar por descontos. Investir em um breve curso de negociação pode ser um bom caminho para preparar as pessoas para lidar com isso. Você pode até mesmo adotar formas de reconhecimento consistente para os membros do time que conseguirem bater as metas estabelecidas para o setor.

Crie uma cultura do não desperdício

Quando analisamos mais profundamente os componentes de custos e despesas, quase sempre, identificamos gastos que não precisariam estar acontecendo. Isso vai desde perdas de materiais em máquinas que não funcionam corretamente até luzes acessas sem necessidade nos corredores do escritório.

Às vezes, parecem valores não significativos, mas, quando são consolidados ao longo do ano, constituem uma economia que pode ser realmente representativa.

Toda a equipe deve ser treinada nesse sentido e os exemplos precisam vir de cima. Para conseguir sucesso com esse tipo de ação, é fundamental que as posturas estejam internalizadas e que as pessoas busquem economizar de modo quase que automático. A implantação de um programa 5S pode ajudar bastante nesse processo.

Incentive a disciplina no controle de custos e despesas como um valor central

Qualquer gasto importa. Por menor que seja, se é um gasto desnecessário, ele não deveria estar acontecendo. Então, é importante que as pessoas tenham ciência de tudo o que está gerando custos e despesas na empresa.

Por mais que isso pareça óbvio, no dia a dia das organizações, percebemos que alguns colaboradores não dão atenção devida a determinadas situações, por julgarem que são irrelevantes. Mas isso pode ter impactos significativos no fluxo de caixa.

É o que ocorre, por exemplo, quando um tributo deixa de ser recolhido ou mesmo quando um boleto deixa de ser pago no dia correto. São ocorrências que geram multas e outras penalidades que resultam em gastos totalmente inconvenientes e que não precisariam acontecer.

Outros gastos que nem sempre são levados em consideração são aqueles associados à inadimplência dos clientes. Quando alguém deixa de pagar por um produto ou serviço prestado, o impacto direto se dá em suas receitas. Porém, toda a sua atividade de cobrança é um gasto que poderia ser evitado.

Realize um processo de gestão orçamentária

À medida que a maturidade gerencial da sua empresa aumenta, ferramentas mais sofisticadas para realizar o controle dos custos e despesas podem ser adotadas. Fazer um planejamento dos gastos com base em um orçamento aumenta bastante suas possibilidades de conseguir dar o correto direcionamento.

É importante envolver pessoas capazes de contribuir para que o orçamento criado esteja embasado em critérios reais e para que todos tenham completa noção e autoridade a respeito das expectativas de gastos no ano seguinte.

Essa é uma alternativa muito interessante, pois aumenta a capacidade de análise e de alocação de recursos. Pode até mesmo viabilizar algumas ações visando à redução de custos ou despesas.

Por exemplo, se há o desejo de adquirir um maquinário que produz mais produtos em um mesmo período ou com mais eficiência na utilização de matérias-primas, um orçamento bem-feito pode sinalizar se há ou não a possibilidade de se fazer o investimento.

Ao adotar estratégias para fazer o controle de custos e despesas de maneira eficaz, sua empresa só tem a ganhar.

São práticas muito importantes, que aumentam as margens de lucro e propiciam o crescimento sustentável do negócio. Ao fazer um bom gerenciamento de gastos, você melhora sua capacidade de tomada de decisão e garante o sucesso de suas operações.

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