A automação de serviços financeiros gera mais autonomia e segurança para o gestor e sua empresa. Fazer o registro de notas e a conciliação bancária de forma manual ocupa muito o tempo da equipe e desvia o foco do core business do negócio.

Com a automação de tarefas, é possível atuar de forma significativa para buscar o sucesso da empresa e otimizar o uso dos recursos. Quer saber como funciona esse processo? Acompanhe!

Por que investir na automação de serviços financeiros?

Buscar a automatização de tarefas é uma maneira prática de focar as atividades que geram impacto para o negócio. Com isso, é possível reduzir a produção manual de atividades e o tempo investido nelas, dando mais agilidade ao trabalho.

O crescimento da empresa depende do uso de boas práticas de gestão que estão diretamente relacionadas ao controle financeiro. Sendo assim, é fundamental acompanhar as contas a pagar e receber, monitorar os clientes inadimplentes e realizar a cobrança de forma efetiva.

Como conseguir tudo isso sem ocupar muito o tempo do gestor ou da equipe? Com o uso de ferramentas para automatizar os processos. Essa é a maneira mais eficaz de gerar um resultado expressivo para o negócio, identificar os custos e aumentar a produtividade.

Modernizar a estrutura é essencial para qualquer organização que deseja conquistar espaço significativo no mercado e ter um diferencial em relação à concorrência.

Automação de processos

Confira algumas medidas que podem ser adotadas para buscar a automação de serviços financeiros:

Mapeamento de atividades

Você precisa identificar as metodologias e tarefas realizadas na empresa, e também os profissionais responsáveis por elas. Converse com os colaboradores e verifique quais são as atividades que ocupam mais o tempo.

Se você atua sozinho, é necessário olhar para dentro. Observe os trabalhos que executa durante uma semana, faça anotações e verifique os processos que podem ser automatizados. Analise as finanças do negócio para identificar as principais demandas nessa área. Assim, você poderá tomar uma decisão mais adequada para a empresa.

Direcionamento dos dados para o ambiente eletrônico

Evite o uso de papel, pois isso ocupa espaço e dificulta as operações do dia a dia. Faça uma migração dos dados e documentos para o ambiente eletrônico e busque maneiras seguras de proteger essas informações. Você também pode investir em backups para ter sempre uma cópia a mais dos arquivos.

Uso de plataforma digital

Procure uma ferramenta no mercado que possa ajudá-lo a realizar as cobranças de maneira mais efetiva, assim como controlar os custos do negócio. É muito importante que ela faça uma conexão das informações para comparar um boleto emitido, o pagamento realizado pelo cliente e o dinheiro que entrou na conta da empresa.

Algumas soluções ainda permitem o envio de e-mails e mensagens de cobrança para facilitar o monitoramento da carteira de clientes.

Quais são os benefícios da automação para o negócio?

O uso de uma ferramenta tecnológica pode proporcionar vantagens que vão além da facilidade na realização de tarefas. Veja!

1. Controle financeiro e redução de custos

A automação de serviços financeiros proporciona uma visão ampliada do negócio, aumentando o controle do gestor. O sistema permite acompanhar de perto os pagamentos de contas e recebimentos de clientes. Isso facilita a identificação dos boletos que estão em atraso, os juros aplicados e as falhas nos processos.

Um sistema desse modelo também facilita a conciliação bancária e a análise de débitos e créditos da companhia. Esse controle sobre as finanças ainda ajuda o empreendedor a identificar onde estão os seus maiores custos e quais estratégias podem ser adotadas para reduzi-los.

2. Melhora na performance

O sistema de automação diminui a necessidade de realização de tarefas manuais. Ele também permite que o empreendedor possa utilizar melhor o seu tempo na captação de clientes e na identificação de oportunidades de negócio.

Quanto menor for a necessidade de fazer intervenções na ferramenta, melhor será o seu controle sobre as finanças da empresa. Consequentemente, você aumenta a performance, melhora a sua rede de relacionamentos com os consumidores e percebe o reflexo na ampliação do faturamento.

3. Diminuição de riscos e erros

Já imaginou se, por causa de um descontrole nas informações, você envia a mesma cobrança duas vezes para o cliente? Se ele pagar o boleto, isso pode gerar uma situação constrangedora e afastar o consumidor do seu negócio. Você não deseja que isso aconteça, certo?

A automação de serviços financeiros controla todas as operações da empresa e reduz as chances de erros nos processos. Afinal, todos os dados são registrados e conectados entre si. A ferramenta facilita a geração do boleto e o envio ao cliente, fazendo o devido registro de pagamento, assim como o controle do saldo bancário.

Desse modo, você também pode identificar os bons pagadores e criar restrições para quem está devendo a você ou aplicar a cobrança de juros e multas em boletos em atraso. Percebeu como tudo fica mais fácil?

4. Aumento da organização

A integração das informações também deixa os processos mais organizados. Sempre que precisar realizar a busca de um dado do cliente ou boleto, bastará inserir uma palavra-chave para encontrar a resposta. Desse modo, você realiza todas as atividades com precisão e eficácia.

5. Segurança para os dados

O uso de uma ferramenta on-line também dá mais segurança às informações dos clientes, evitando problemas com o acesso aos dados por pessoas mal-intencionadas. Somado a isso, a plataforma amplia o controle do gestor sobre os processos e o dinheiro disponível no negócio, gerando mais confiança para realizar os investimentos necessários e fazer a empresa crescer.

A solução ainda gera transparência maior sobre a atividade financeira da empresa, o que pode facilitar o acesso a financiamentos bancários no futuro. Sem contar que esse controle das informações também melhora o relacionamento com os clientes e, consequentemente, a imagem do negócio diante do mercado.

Como você pode perceber, a automação de serviços financeiros é uma excelente estratégia para você dedicar a sua atenção ao negócio e facilitar o gerenciamento das atividades burocráticas.

Você concorda com estas dicas? Siga-nos nas redes sociais para acompanhar outras novidades (Facebook, Instagram, LinkedIn).